OncoIDE pour les directions des soins et les RH

L'essentiel

Sécurité

Les échanges sont chiffrés (HTTPS, TLS 1.2 au minimum) ; les mots de passe sont hachés et jamais stockés en clair ; les données de chaque agent sont cloisonnées dans la base, et le rôle de chaque compte y est relu à chaque appel. Les résultats de quiz, le bien-être, la mémoire d'apprentissage et les journaux de connexion ne sont lisibles par aucun autre compte que celui de la personne ; un contrôle automatisé exécuté à chaque intégration continue vérifie qu'aucune règle d'accès ne les ouvre davantage (article 8 bis).

Le détail technique, pour votre DSI et votre RSSI : OncoIDE pour les DSI et Sécurité.

Disponibilité

Le contrat engage une disponibilité de 99,5 % sur l'année contractuelle, soit quarante-quatre heures d'indisponibilité au plus, pannes des hébergeurs comprises. L'état des services se consulte à tout moment sur la page Statut des services, et l'engagement en détail sur Engagement de disponibilité.

L'application demande une connexion réseau permanente : elle ne fonctionne pas hors ligne. Un service qui compte des zones sans couverture doit le savoir avant de déployer.

Continuité

Le contrat le dit avant la signature (article 5) : aucun plan de continuité ni de reprise formalisé, aucune redondance multi-hébergeur, aucune astreinte ni support 24 h/24. Une seule personne opère la plateforme : si elle est indisponible, le service continue de fonctionner, puisqu'il est hébergé, mais aucune correction n'est apportée. Non disponible

Ce qui limite le risque, et qui se vérifie : aucune donnée de patient n'est détenue, aucune installation n'est faite sur le parc, aucune interconnexion n'existe. En cas d'arrêt du service, l'établissement perd l'outil et récupère, sur demande, son planning d'équipe et ses actions d'amélioration (articles 11 et 12).

Gestion des utilisateurs

• Licences nominatives : une licence correspond à une personne physique identifiée ; le partage d'un compte est interdit (article 2).
• Le gestionnaire, désigné par l'établissement, ajoute et retire les membres depuis l'application, dans la limite des licences souscrites. Le retrait d'un membre libère immédiatement sa place (article 2).
• Pas d'inscription libre : les comptes sont créés par invitation.
• Les cadres sont désignées par le gestionnaire ; un agent n'est rattaché au service d'une cadre qu'après avoir accepté son invitation, et il peut le quitter à tout moment (article 1 bis).
• Les rôles de pilotage — direction des soins, qualité, ressources humaines — sont attribués nommément par le gestionnaire, aux seules personnes dont la fonction le justifie, et retirés sans délai à celle qui quitte la fonction (article 6.5).

Pilotage : ce que voit l'encadrement

L'encadrement lit comment son équipe utilise l'outil, se forme et se sent, pour agir collectivement ; il ne sait jamais ce qu'a fait ou répondu une personne. Chaque statistique est calculée par la base de données et rendue avec l'effectif sur lequel elle porte — par exemple « 7 sur 10 personnes qui ont répondu, soit 70 % » (article 8 bis).

• Le planning est la seule donnée individuelle lue par la cadre : postes, horaires, heures planifiées et réalisées, formations, compétences d'un agent rattaché à son service, à partir du moment où il a accepté de le rejoindre et jusqu'à ce qu'il le quitte. Le profil d'un membre, côté cadre, s'arrête là : jamais ses résultats de quiz, son bien-être ni son activité. Le gestionnaire n'a aucun accès aux plannings.
• Les idées sont anonymes par construction : la base ne conserve ni leur autrice, ni l'heure de leur envoi, seulement la semaine. La cadre lit le texte des idées de son service une fois la semaine close ; la direction et les ressources humaines n'en reçoivent que des nombres.
• Aucun classement entre collègues : la part d'une personne dans un défi n'est rendue qu'à elle. La position de l'établissement parmi les clients ne nomme aucun autre établissement, et aucun rang n'est donné sous trois établissements comparables.

Aucun effectif minimal n'est imposé aux statistiques (article 8 bis). Dans une petite équipe, ou un jour où une seule personne a répondu, une statistique anonyme peut laisser deviner la situation d'une personne. C'est pourquoi l'établissement s'engage à n'en tirer aucune conséquence individuelle — évaluation, notation, sanction, entretien ciblé, décision d'affectation — et à ne pas chercher à déduire la situation d'une personne (article 6.4). Il le rappelle à chaque cadre et à chaque titulaire d'un rôle de pilotage au moment de sa désignation.

À confirmer Les fonctions de pilotage décrites par le contrat sont mises en service progressivement : celles qui sont ouvertes pour votre établissement se confirment avec nous avant le déploiement, à support@oncoide.fr. Toute extension de ce que l'encadrement reçoit — une statistique ou un rôle nouveau — est notifiée à l'établissement trente jours avant sa mise en service (article 8 bis).

Données

L'application ne contient ni dossier patient, ni donnée issue du système d'information de l'établissement. Elle contient en revanche : profils de comptes, rattachements aux services et rôles, résultats de quiz, mémoire d'apprentissage, activité quotidienne, favoris, check-ins de bien-être, plannings personnels et d'équipe avec leur historique, idées anonymes, actions d'amélioration, défis, identifiants publics de l'établissement et cartographie qualité, journaux de connexion, signalements d'erreur de contenu (article 12).

• Ce qui relève de l'établissement : planning d'équipe, actions d'amélioration, cartographie qualité, identifiants de l'établissement. Il en obtient la restitution, sur demande écrite, en CSV ou en JSON, sous trente jours (article 12).
• Ce qui relève de l'agent : ses résultats de quiz, sa progression, son bien-être, son planning personnel. Il les exporte et les efface lui-même ; l'établissement n'en reçoit que les statistiques anonymes (article 9).
• Hébergement : base de données à Francfort, dans l'Union européenne. Voir Infrastructure et hébergement.

Confidentialité

• Ce que l'établissement ne reçoit jamais : aucune donnée individuelle nominative d'usage, de progression, de score, de bien-être, de temps passé ou de connexion ; ni le nom de la personne qui a répondu, ni sa réponse, ni sa part dans un défi, ni l'autrice d'une idée — sous aucune forme, export, tableau de bord ni réponse à une demande ponctuelle (article 8 bis).
• Engagement non révocable unilatéralement : l'article 8 bis ne peut être modifié que par avenant signé des deux parties. Un manquement caractérisé de l'éditeur ouvre à l'établissement une résiliation de plein droit avec remboursement.
• Information des agents à l'écran : l'éditeur informe les agents, sur les écrans concernés, de ce que l'encadrement voit et ne voit pas (article 5).
• Marquage invisible : les fiches affichées portent une empreinte invisible du compte connecté, pour retrouver l'origine d'un contenu diffusé hors de l'établissement. L'identification n'est communiquée ni à l'établissement, ni à l'encadrement, ni aux ressources humaines ; chaque personne peut s'y opposer depuis son Profil, sans perdre l'accès au contenu (article 12 bis bis).

Déploiement dans l'établissement

Ce que le contrat prévoit, dans l'ordre :

1. Commande L'éditeur ouvre les accès dans un délai de cinq jours ouvrés après réception du bon de commande ou du devis signé (article 5).
2. Accès réseau et messagerie Le service informatique autorise les domaines de l'application et le domaine expéditeur des courriels : le dossier prêt à transmettre est sur Accès depuis un hôpital.
3. Gestionnaire L'établissement désigne un ou plusieurs gestionnaires, qui invitent les agents (article 2).
4. Information préalable des agents Avant de désigner la première cadre d'un service ou d'attribuer un rôle de pilotage, l'établissement porte à la connaissance des agents l'existence du planning d'équipe et des statistiques d'équipe, leur finalité, ce que l'encadrement voit et ne voit pas. L'éditeur fournit un texte d'information que l'établissement peut reprendre (article 6.2).
5. Représentants du personnel Lorsqu'il y est tenu, l'établissement informe et consulte l'instance compétente avant de mettre en œuvre ces dispositifs ; son service juridique la détermine (article 6.3). L'éditeur remet la documentation nécessaire, sur demande (article 5).
6. Analyse d'impact L'établissement apprécie si une analyse d'impact relative à la protection des données est requise et, le cas échéant, la conduit avant la mise en œuvre ; l'éditeur l'y aide (article 6.6).
7. Cadres et rôles de pilotage Le gestionnaire désigne alors les cadres et les titulaires des rôles de pilotage (article 6.5).

L'application n'attend pas la confirmation que ces formalités sont accomplies : les statistiques d'équipe deviennent lisibles dès qu'une cadre est désignée et que des agents ont rejoint son service. Le levier de l'établissement est donc la désignation (article 6.3).

Support

Par courriel à support@oncoide.fr — le contrat engage une réponse sous cinq jours ouvrés — ou par téléphone au 01 84 16 42 54. Une anomalie empêchant l'accès est prise en compte sous un jour ouvré, avec une information de l'établissement tous les deux jours ouvrés jusqu'au rétablissement. Une erreur signalée dans un contenu reçoit un accusé de réception sous cinq jours ouvrés, et une correction ou le retrait de l'information contestée sous quinze jours ouvrés (article 5). Pour orienter une demande : Support.

Formation

OncoIDE est lui-même un outil de formation : fiches, référentiel des médicaments, quiz, révision des erreurs et quiz du mois pour chaque agent (article 1). Le contrat engage la mise à jour du contenu pendant toute sa durée (article 5).

Le contrat de licence ne prévoit pas de session de formation à l'utilisation de l'outil. Le guide de mise en service du planning est remis sur demande, et la documentation recense les autres documents disponibles.

SLA

99,5 % de disponibilité sur l'année contractuelle. Au-delà de quarante-quatre heures d'indisponibilité, l'accès est prolongé d'une journée par tranche de vingt-quatre heures, dans la limite de trente-six jours par année contractuelle ; au-delà de cent heures, l'établissement peut résilier de plein droit, avec remboursement des mois entiers non exécutés (article 5). Détail : Engagement de disponibilité.

Accompagnement

Ce que l'éditeur fournit, au titre du contrat :

• la documentation dont l'établissement a besoin pour informer ses agents, consulter ses représentants du personnel et, le cas échéant, conduire une analyse d'impact (article 5) ;
• un texte d'information des agents, que l'établissement peut reprendre (article 6.2) ;
• pour l'analyse d'impact, sur demande et sous trente jours : la description des traitements et de leurs flux, les mesures de sécurité, l'extrait du registre qui concerne l'établissement et le résultat des contrôles automatisés (accord de sous-traitance, § 11) ;
• le consentement exprès à ce que l'établissement communique le contrat, l'accord de sous-traitance et l'extrait du registre à son comité (articles 6.3 et 8 bis).

Pour décider sur pièces avant de s'engager, le dossier d'achat comprend un protocole de pilote, remis sur demande (documentation). Les arguments propres à la formation continue sont présentés sur RH et formation continue en oncologie.

L'établissement tient la liste des personnes désignées à la disposition de ses agents et de leurs représentants (article 6.5).

Suivi : ce qui est vu, ce qui ne l'est pas

Les journaux de connexion servent au diagnostic et à la sécurité ; ils ne sont transmis ni à l'établissement, ni à son encadrement, ni à sa direction des ressources humaines, et sont supprimés au-delà de douze mois (article 8 ter).

Formation

Les ressources humaines lisent, par service, les heures de formation et le nombre de personnes formées rapporté à l'effectif (article 8 bis). La formation reste un sujet d'animation collective : ces nombres ne sont pas une méthode d'évaluation professionnelle, et l'établissement s'interdit d'en tirer une conséquence individuelle (article 6.4).

Données personnelles

• Un agent exerce ses droits lui-même — accès, rectification, effacement, portabilité — depuis son Profil ou à support@oncoide.fr. Une demande adressée par erreur à l'établissement est transmise à l'éditeur sous cinq jours ouvrés (article 12 ter).
• Un employeur n'exerce pas les droits de ses agents : une demande de l'établissement portant sur les données individuelles d'un agent est refusée, conformément à l'article 8 bis.
• Qualification : pour les comptes, les rôles et le planning d'équipe, l'éditeur est sous-traitant de l'établissement ; pour l'activité pédagogique et le bien-être, il est responsable de traitement ; pour les statistiques d'équipe, les parties sont responsables conjoints, sous réserve de l'avis d'un conseil (article 8). Politique de confidentialité : Confidentialité (RGPD).

Arrivée d'un agent

1. Invitation Le gestionnaire invite l'agent par son adresse électronique, dans la limite des licences souscrites. Si la messagerie de l'établissement bloque le courriel, le mot de passe provisoire s'affiche au gestionnaire.
2. Premier accès L'agent choisit son propre mot de passe ; tant qu'il ne l'a pas fait, le compte n'accède à rien.
3. Rattachement au service La cadre l'invite dans son service ; il accepte, ou refuse. C'est à partir de son acceptation qu'elle lit son planning.
4. Facturation Un utilisateur ajouté en cours de période est facturé au même prix unitaire, au prorata des mois entiers restant à courir (article 4).

Départ d'un agent

1. Retrait du siège L'établissement retire sans délai l'accès d'une personne qui le quitte (article 6.1) ; le retrait libère immédiatement sa place (article 2). Un rôle de cadre ou de pilotage est retiré à la personne qui quitte la fonction (article 6.5).
2. Ses données restent les siennes L'agent exporte ses données personnelles depuis son Profil, en JSON ou en CSV, et peut supprimer son compte et ses données depuis le même écran. L'établissement ne reçoit pas ses données individuelles.
3. Le planning d'équipe reste à l'établissement Il relève de l'établissement et suit ses propres durées de conservation : vingt-quatre mois après la fin de la période pour les roulements et affectations, trente-six mois pour l'historique.

Une question qui n'a pas sa réponse ici ? Écrivez à support@oncoide.fr ou appelez le 01 84 16 42 54. Le contrat de licence et l'accord de sous-traitance sont remis sur demande.